“Necesitamos enviarles emails a nuestros clientes”. Cuando una empresa llega a esa conversación, se abre un mundo de posibilidades, puesto que el universo de los emails tiene distintas variantes y hay proveedores para todos los gustos.

Por eso, para evitar ser absorbidos por los agujeros negros de la confusión, es muy importante que una empresa sea capaz de determinar cuáles son sus objetivos y necesidades de comunicación por email, para así elegir un proveedor de envío de emails con los criterios correctos.

Inicialmente, podemos identificar al menos tres necesidades de comunicación por email, cada una de ellas con un nombre específico y una forma distinta de abordarla. Sin orden de importancia, las revisamos a continuación.

La primera, es aquella necesidad de enviar una comunicación única con información o promociones a una serie de clientes de tu base de datos, por lo que se utiliza una sola plantilla con la información para todos los destinatarios.

En este caso, estamos frente a emailing masivo, también conocido como emailmarketing, por lo que el comprador de un servicio de este tipo debe poner atención en el nivel de autonomía que permite el servicio, la facilidad de operación de la herramienta, la capacidad del prestador de administrar volúmenes deseados de despacho, la posibilidad de revisar en línea las estadísticas y de extraer datos que permitan aprender de ellas para luego ejecutar acciones sobre la base de datos.

Una segunda necesidad es poder entregarle a los clientes información de carácter privado, que se origina tras una o varias transacciones entre el usuario y una institución o un sistema.

Por la naturaleza de estos datos, es un mensaje que requiere de máximas precauciones a la hora de preparar y despachar. A este se le conoce como emailing transaccional y el mejor ejemplo de este tipo de comunicaciones es la entrega de una cartola de una cuenta corriente o tarjeta de crédito, una cuenta por cobrar de algún servicio o un email de notificación de compra en alguna tienda online.

Como se trata de emails de servicios altamente regulados, acá es clave conocer la entregabilidad que es capaz de ofrecer el proveedor, la capacidad de hacer seguimiento online al envío, la posibilidad de revisar la información de una muestra de destinatarios y la granularidad suficiente para identificar si un cliente determinado leyó el correo donde se le notifica una acción determinada.

Y en tercer lugar: A veces existe la necesidad de poder enviar y realizar un completo seguimiento de los mensajes de email que son enviados a través de sistemas automáticos a los destinatarios finales de manera desatendida, sin un proceso manual de por medio.

En este caso, hablamos de un SMTP Relay, que es un tipo de comunicación en la cual la empresa utiliza un proveedor como una capa de transporte y registro de estadísticas para tener visibilidad del resultado de entrega de un correo electrónico generado y enviado de manera automática por procesos y sistemas. Ejemplos en este caso son los emails que notifican sobre una transferencia bancaria, el resultado del pago de una cuenta de servicios, entre otros.

Acá es clave considerar la capacidad del proveedor de tomar el correo original y añadirle las etiquetas necesarias para que pueda hacer un seguimiento estadístico de aperturas, clicks y rebotes, que el proveedor sea capaz de tomar todas las medidas necesarias para garantizar la entregabilidad de los mensajes y que sea capaz de asesorarnos técnicamente en la configuración de los sistemas que envían emails y en la construcción del mensaje que se despacha.

Finalmente, lo más importante es: Cuando una empresa descubre que la comunicación por email es funcional a la estrategia de comunicación de su negocio, debe determinar cuál es el tipo de comunicación que necesita y tener claro los criterios de selección de un proveedor que se ajuste a estas necesidades. Es la única manera de tener éxito en el envío de emailing.

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